Zakres wymaganych dokumentów koniecznych do sporządzenia określonych czynności notarialnych ustalany jest indywidualnie z klientem przez notariusza lub pracownika kancelarii. W przypadku czynności mających za przedmiot: nieruchomość, prawo użytkowania wieczystego, lokal stanowiący odrębną nieruchomość lub spółdzielcze prawo do lokalu, dla którego prowadzona jest księga wieczysta pomocne będzie określenie numeru księgi wieczystej. Wgląd do treści księgi wieczystej pozwoli na ustalenie dalszych dokumentów koniecznych do dokonania zamierzonej czynności.
Dokumenty należy dostarczyć do kancelarii stosownie wcześniej przed ustalonym terminem dokonania czynności. Podczas przygotowywania projektu aktu można posłużyć się kopiami stosownych dokumentów, które mogą być przesłane drogą elektroniczną, a oryginały dostarczone w dniu dokonania planowanej czynności.